DEIA - Regulação CEPE

Este projeto surgiu da demanda por uma sistematização dos processos que ocorrem no CEPE. Até então, a secretaria do CEPE assume a responsabilidade pelo trâmite dos processos organizando os documentos em e-mail e os prazos pelo cronograma definido no próprio CEPE.

Problemática

• O número de processos recebidos para análise do CEPE aumentou consideravelmente com a implantação dos novos campi.
• É complicada a organização dos documentos e datas para documentos através do e-mail.
• Poucas pessoas (somente uma) para organizar o fluxo dos processos

Inicialmente a servidora secretária do CEPE e outra servidora da PRE pensaram em elaborar formulários no Limesurvey para controlar os processos e datas de processos a serem recebidos pelo CEPE.

Apesar da solução resolver em parte o problema, ainda resta o problema de encadeamento dos formulário. Pelo limesurvey não é possível encadear formulário em tempos diferentes, ou seja, ele não controla fluxo de processos.

Solução

INFORMATIZAR OS PROCESSOS

Foi encaminhada uma solicitação à Diretoria de Tecnologia da Informação e Comunicação para um software que pudesse atender aos requisitos levantados.

Em segundo plano, a Diretoria de Estatísticas e Informações Acadêmicas, através da Coordenação de Sistemas, fez uma pesquisa sobre softwares gratuitos que pudessem atender a demanda citada. Dentre os softwares encontrados, dois se destacaram.

Bonita

Este software permite a criação de fluxos de processos através de um programa desktop, fácil e intuitivo. A dificuldade de uso deste software é com relação a criação dos formulários nos fluxos e a implantação dos fluxos definidos. Ele requer um servidor de aplicação Java!

ProcessMaker

É um software totalmente Web, inclusive para criação dos fluxos. Interface fácil e intuitiva. A implantação dos fluxos é fácil e automática. É desenvolvido em PHP.

Os dois softwares possuem um tipo de licença open source e permitem integração com outras aplicações através de plugins.

As versões comerciais possuem suporte total para integração com a base de autenticação do IFSC.

Encaminhamentos

Após apresentar a solução ao Diretor da DTIC foi encaminhado um Grupo de Trabalho para estudar além destes, outros softwares que possam servir ao IFSC como normatizador de fluxos de processos.

Grupo de Trabalho - Software de Controle de Fluxo de Processos